Tái cấu trúc vận hành – Hướng đi mới cho doanh nghiệp bán lẻ trong kỷ nguyên dữ liệu

Sau đại dịch, thương mại điện tử và mô hình kết hợp online – offline (O2O) trở thành động lực tăng trưởng chính. Hàng loạt thương hiệu nội địa mở rộng sang các nền tảng như TikTok Shop, Shopee, Lazada, hoặc xây dựng kênh bán hàng riêng.

Tuy nhiên, khi quy mô phát triển nhanh, bài toán vận hành trở nên phức tạp: dữ liệu phân tán, đơn hàng chồng chéo, chi phí nhân sự tăng cao. Nhiều doanh nghiệp thừa nhận tốc độ tăng doanh thu đang vượt quá khả năng quản lý nội bộ, trong khi hạ tầng công nghệ chưa đủ linh hoạt để kết nối các bộ phận.

Dữ liệu khách hàng rời rạc, quy trình xử lý đơn hàng thiếu đồng bộ, và sự ngắt quãng giữa vận hành – marketing khiến chi phí leo thang, năng suất giảm, quyết định kinh doanh bị chậm.

Theo các chuyên gia, nếu giai đoạn 2020–2025 là thời kỳ của “bán hàng đa kênh”, thì giai đoạn 2025–2030 sẽ là cuộc đua “vận hành hợp nhất” – nơi doanh nghiệp phải đồng bộ dữ liệu, quy trình và con người để duy trì tăng trưởng bền vững.

“Điểm nghẽn” của bán lẻ Việt: Số hóa rời rạc, dữ liệu phân mảnh

Nhiều doanh nghiệp Việt đã đầu tư chuyển đổi số trong vài năm gần đây, nhưng phần lớn mới dừng ở mức “số hóa từng phần”. Các phần mềm kế toán, kho vận, nhân sự hay CRM (quản lý quan hệ khách hàng) thường hoạt động độc lập, thiếu cơ chế chia sẻ dữ liệu liên phòng ban.

Không ít doanh nghiệp vẫn phải nhập tay dữ liệu từ các sàn thương mại điện tử hoặc cửa hàng offline vào Excel – dễ sai sót, mất thời gian và khó kiểm soát. Khi bán cùng lúc trên nhiều kênh như TikTok Shop, Shopee, Lazada, website hoặc cửa hàng truyền thống, số liệu tồn kho, doanh thu và chi phí thường không khớp nhau.

Tình trạng “mỗi bộ phận một hệ thống” diễn ra phổ biến: bộ phận bán hàng chỉ nắm số đơn nhưng không biết rõ biên lợi nhuận; kho vận không xác định chính xác hàng hóa còn ở sàn nào; tài chính mất nhiều ngày để khớp doanh thu giữa các kênh; trong khi nhà quản lý phải chờ báo cáo tổng hợp khi cơ hội điều chỉnh đã trôi qua.

Khi doanh nghiệp mở thêm cửa hàng, gia tăng kênh bán hoặc mở rộng vùng giao hàng, khối lượng dữ liệu càng phình to, khiến đội ngũ quản lý phải dành phần lớn thời gian “dọn” dữ liệu thay vì phát triển sản phẩm và khách hàng. Đây chính là điểm nghẽn lớn nhất của ngành bán lẻ Việt hiện nay – muốn phát triển đa kênh nhưng chưa có nền tảng vận hành trung tâm kết nối toàn hệ thống.

Ông Nguyễn Văn Hoan, Giám đốc Vận hành Công ty CP Công nghệ UpBase, nhận định: “Bán đa kênh giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng ở nhiều điểm chạm, nhưng chỉ khi dữ liệu được kết nối và xử lý thống nhất, họ mới có thể tăng trưởng thực chất và bền vững”.

Lark x UpBase – Giải pháp hợp nhất vận hành cho bán lẻ Việt

Trước nhu cầu cấp thiết về tái cấu trúc hệ thống vận hành, sự hợp tác giữa Lark (thuộc ByteDance – công ty mẹ của TikTok) và Công ty CP Công nghệ UpBase được giới chuyên môn xem là bước tiến đáng chú ý trong chuyển đổi số ngành bán lẻ.

Lark cung cấp nền tảng cộng tác “tất cả trong một” – nơi chat, họp, phê duyệt, lưu trữ và báo cáo được thực hiện trong cùng một không gian làm việc. Trong khi đó, UpBase, với vai trò Platinum Partner của Lark tại Việt Nam, đảm nhận tư vấn, bản địa hóa và triển khai toàn diện giải pháp cho từng mô hình doanh nghiệp.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm đồng hành, cùng hàng trăm thương hiệu bán lẻ và thương mại điện tử như Lychee, Sohaco, Cẩm Nguyên, UpBase được đánh giá là một trong những đơn vị hiếm hoi tại Việt Nam có thể kết hợp năng lực công nghệ quốc tế với am hiểu thị trường bản địa, giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ “vận hành rời rạc” sang “vận hành hợp nhất”.

Trên nền tảng Lark, UpBase phát triển hệ sinh thái giải pháp toàn diện – nổi bật là UpS, nền tảng quản trị và tối ưu vận hành giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng, kho, tài chính và nhân sự trên cùng một hệ thống. Mục tiêu hướng tới là “vận hành bền vững – tăng trưởng thông minh”.

Bà Celine Pham, Quản lý đối tác của Lark tại Việt Nam, chia sẻ, sự thành công của UpBase trong hợp tác với Lark xuất phát từ việc trải nghiệm thực tế của Lark trong chính bản thân tổ chức UpBase, kết hợp với các kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành Retail & E-commerce.

“Điều này giúp lan toả giá trị thực mà một công cụ như Lark có thể mang lại cho doanh nghiệp; không chỉ dừng lại ở câu chuyện tối ưu chi phí, vận hành mà còn là trải nghiệm tích cực của người dùng và thúc đẩy hành trình chuyển đổi số", bà Celine Pham nhấn mạnh.

Nằm trong chuỗi hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp Việt tối ưu vận hành, UpBase và Lark sẽ đồng tổ chức sự kiện "The Next Retail Era - AI, Omnichannel, Digital Transformation" vào ngày 27/11/2025 tại Hà Nội.

Sự kiện quy tụ hơn 200 lãnh đạo và chuyên gia từ các lĩnh vực Retail, eCommerce, Tech & Enabler, với sự tham gia của đại diện TikTok Shop, Lark, ScaleUp và Filum.ai, chia sẻ về hành vi tiêu dùng mới, chiến lược tăng trưởng đa kênh và xu hướng ứng dụng AI và Data-driven trong vận hành.